KOORDINASI

1. PENGERTIAN

PengertianKoordinasi

Koordinasi didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan) tujuan dan kegiatan perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatuorganisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.

Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpakoordinasi setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti,yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri.

Pedoman Koordinasi

Koordinasi harus terpusat,sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergeraksendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingatbahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dankeinginan berbeda.

Koordinasi harus terpadu,keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

Koordinasi harus berkesinambungan,yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selaludiusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

Koordinasi harus menggunakanpendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi yangrelevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugasyang lain.

2. Pencapaian Koordinasi Yang Efektif

II.3  Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Empat tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.

Para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik.

1. Perbedaan dalam oriantasi waktu

Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.

1. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.

Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.

1. Perbedaan dalam formalitas struktur.

Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

II.4   Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:

1. Teknik-Teknik Manajemen Dasar

Untuk mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik  tersebut.
Mekanisme teknik manajemen dasar
ü      Hirarki manajerial.
Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
ü      Aturan dan prosedur.
Adalah keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
ü      Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.

1. Meningakatkan koordinasi potensial

Meningkatkan koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.  Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :

1. Sistem informasi vertikal.

Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

1. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
ü      Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
ü      Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
ü      Panitnya dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
ü      Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
ü      Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
ü      Organisasi matriks,  suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

1. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

1. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Diagram Tiga Pendekatan untuk koordinasi yang efektif: metoda-metoda bagi manajer.

3. Tentang Rentang Management

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

 

Penentuan rentang yang tepat

•Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka.

•Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi.

 

4. Pentingnya Koordinasi Menurut Pengalaman saya

“Sore tanggal 18 Agustus 2007, saya mendapatkan pelajaran yang cukup baik untuk saya renungkan. Saya mendapatkan SMS berupa instruksi dari pimpinan saya. Terkaget saya dibuatnya. Bagaimana tidak? Selama persiapan kepanitiaan yang dibentuk untuk melaksanakan sebuah kegiatan besar, saya belum pernah diajak untuk koordinasi dan diskusi, baik via rapat formal maupun bicara-bicara informal.
Saya pun menjawab sesuai kondisi saat ini yang sedang saya alami. Selain saya harus persiapan dan mengikuti ujian selama 1 minggu ke depan, saya pun harus mulai konsentrasi pada pekerjaan baru di tempat yang agak jauh dari kantor lama (perlu diketahui, tempat kerja saya yang lama membuka unit bisnis baru, dan saya adalah salah satu yang ditugasi untuk mengelolanya), saya juga sedang mengelola beberapa kegiatan di unit baru itu.
Selama ini saya santai-santai saja karena saya mengira tenaga saya tidak begitu dibutuhkan untuk kepanitiaan itu. Buktinya, saya tidak pernah diajak koordinasi itu. Saya juga sempat berpikir, tanpa saya, kepanitiaan tersebut sudah berjalan so far so good. Saya juga beberapa kali menanyakan ke beberapa teman, bagaimana perkembangan kepanitian itu, jawabannya ya so far so good. Ketua panitia yang bertemu saya juga tak pernah mendiskusikan ihwal hal tim tersebut. Jadi, tenanglah hati saya.
Berdasarkan pengalaman 4 tahun sebelumnya, semua tim pasti tahu, bahwa mempersiapkan kegiatan rutin yang ini (tak perlu saya sebutkan kegiatannya apa) membutuhkan waktu, tenaga, dan konsentrasi yang sangat penuh. Saya dulu harus lembur kerja selama hampir 2 minggu, khusus untuk editing dan layout paper dalam prosidingnya. Pulang jam 10-an pagi, datang ke kantor lagi jam 15 sore. Begitu terus.”

Dari cerita teman saya di atas, ada yang perlu saya garis bawahi yaitu pentingnya koordinasi baik formal maupun informal sejak dibentuknya sebuah tim. Ada beberapa tujuan dengan koordinasi itu, pertama, adanya penghargaan kepada tim yang dibentuk. Kedua, menggali informasi dan masukan serta solusi untuk persiapan tugas tim tersebut. Ketiga, dengan adanya koordinasi yang baik merupakan salah satu bukti adanya perencanaan yang baik untuk menyelesaikan sebuah tugas, apapun bentuknya tugas tersebut.

sumber : http://google.com
                http://wikipedia.com