Aplikasi Sistem Informasi yang Diterapkan Pada Organisasi Koperasi Simpan Pinjam "JASA"

1. LATAR BELAKANG

Dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan semakin kuatnya ekonomi global yang dimulai dengan munculnya internet, memberikan perubahan yang sangat besar dalam kehidupan sehari-hari. Dunia bisnis pun mengalami banyak perubahan. Beberapa perubahan yang terjadi adalah transformasi masyarakat ekonomi dan industri kedalam layanan ekonomi berbasis pengetahuan dan informasi, transformasi perusahaan bisnis, dan kemunculan perusahaan digital. Semua jenis bisnis, baik yang kecil maupun besar, menggunakan sistem informasi, jaringan, dan teknologi internet untuk melakukan sebagian besar bisnis secara elektronik, menuju tingkat keberhasilan efisiensi, daya saing, dan profitabilitas. Perubahan ke arah kemajuan ini membuat segalanya menjadi lebih mudah dan cepat. Tiada batas ruang dan waktu yang menghambat segala aktivitas.

Persaingan dunia bisnis yang semakin ketat mengharuskan perusahaan menjadi lebih memahami pengetahuan sistem informasi sebagai hal yang penting demi mempertahankan kalangsungan perusahaan, memenangkan persaingan, dan berhasil dengan baik. Sistem informasi dapat membantu perusahaan memperluas jangkauan sampai lokasi-lokasi yang jauh, memperoleh bentuk dan aliran kerja baru, dan kemungkinan juga bisa mengubah cara berbisnis.

Koperasi Simpan Pinjam “Jasa” yang telah berdiri sejak 13 Desember 1973 dan berpusat di Pekalongan, dan telah mempunyai kantor di seluruh wilayah Indonesia dengan jumlah sebanyak 64 kantor, perlu mengikuti perkembangan dunia. Dengan memperhatikan animo masyarakat yang tinggi terhadap Kospin Jasa dan jumlah nasabah yang semakin banyak, yang secara otomatis menjadikan transaksi menjadi lebih padat, membuat manajemen berpikir untuk mencari solusi yang tepat untuk dapat melayani masyarakat dengan optimum. Sejak tahun 2004, Kospin Jasa mulai melakukan perubahan dalam bidang sistem informasi guna mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dan meraih peluang pasar. Proses transaksi manual telah ditinggalkan dan menggantinya dengan sistem yang sudah menggunakan komputer secara utuh. Komputer tidak hanya sekedar untuk membuat laporan, namun sudah membantu proses transaksi sampai dengan laporan. Sehingga segala sesuatunya menjadi lebih mudah dan cepat.

1. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan dengan mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan produk-produk baru.

Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, penelitian masalah, dan menciptakan produk baru atau jasa. Aktivitas tersebut adalah input, pengolahan, dan output. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. Pemrosesan mentransfer baris-baris masukan ke dalam suatu format yang lebih mengandung arti. Output mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem informasi membutuhkan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-anggta organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.

1. Perangkat Keras dan Infrastuktur Teknologi Informasi

Komputer adalah perangkat fisik yang mengambil data sebagai input, mentransformasi data tersebut sesuai dengan instruksi yang diberikan, dan menghasilkan output informasi yang sudah diproses. Sistem komputer terdiri dari unit pemrosesan utama (Central Processing Unit atau CPU), wadah penyimpan primer, wadah penyimpan sekunder, perangkat input, perangkat output, dan perangkat komunikasi.

Tempat penyimpanan primer menyimpan data dan instruksi program secara sementara selama pemrosesan, sementara perangkat penyimpanan sekunder (cakram magnetik dan optik, pita magnetik) menyimpan data dan instruksi program jika tidak digunakan selama pemrosesan. Perangkat input, mengkonversi data dan instruksi kedalam bentuk elektronik sebagai input bagi komputer. Perangkat output, mengkonversi data elektronik yang dihasilkan oleh sistem komputer dan menampilkannya dalam bentuk yang bisa dimengerti orang. Perangkat komunikasi bertindak sebagai koneksi antara komputer dan jaringan komputer. Bus adalah jalur-jalur rangkaian eektronik untuk menghantarkan data dan sinyal antar beragam bagian pada sistem komputer.

Untuk mempercepat pemrosesan, dapat menghubungkan beberapa prosessor agar bekerja secara simultan untuk satu tugas. Dalam pemrosesan paralel, beberapa CPU memecah tugas menjadi beberapa bagian kecil dan mengerjakannya secara simultan/bersamaan.

Sebagian besar informasi yang digunakan oleh aplikasi komputer disimpan dalam perangkat penyimpanan sekunder yang letaknya diluar area penyimpanan primer. Penyimpanan sekunder digunakan untuk penyimpanan data relatif dalam jangka waktu lama di luar CPU. Tidak seperti pada penyimpanan primer, pada penyimpanan sekunder tidak mudah hilang. Teknologi penyimpanan sekunder yang penting adalah cakram magnetik, cakram optik, dan pita magnetik.

Dewasa ini, komputer tunggal telah digantikan dengan komputer jaringan agar bisa menjalankan banyak tugas. Penggunaan beberapa komputer yang dihubungkan oleh jaringan komunikasi untuk perosesan disebut pemrosesan terdistribusi. Kebalikannya, pemrosesan terpusat, adalah pemrosesan yang dijalankan oleh satu komputer besar. Satu bentuk pemrosesan terdistribusi yang banyak digunakan adalah komputasi klen/server. Komputasi klien/server membagi proses antara “klien” dan “server”. Kedua-duanya ada pada jaringan, namun masing-masing mesin diarahkan untuk menjalankan fungsi yang paling sesuai untuknya. Klien menjalankan fungsi poin-pemasukandari pengguna, dan biasanya merupakan kompuer kecil, workstation, atau laptop. Server menyediakan jasa bagi klien. Server biasanya berfungsi khusus untuk menyimpan dan mengolah data serta fungsi back-end yang tidak bisa dilihat oleh pengguna seperti mengelola aktifitas jaringan.

Sistem operasi merupakan manajer kepala dari sistem komputer. Sistem operasi mengalokasikan dan menugaskan beragam sumber sistem, menjadwalkan penggunaansumber-sumber komputer dan tugas-tugas komputer, memonitor aktivitas sistem komputer. Sistem operasi menyediakan lokasi dalam memori utama untuk menyimpan data dan program, dan mengendalikan perangkat input dan output, dan hubungan-hubungan telekomunikasi. Sistem operasi juga mengkoordinasi penjadwalan kerja dalam beragam wilayah komputer sehingga bagian-bagiannya bisa bekerja dalam waktu bersamaan. Akhirnya, sistem operasi bertugas melacak tiap tugas yang dikerjakan komputer dan siapa yang sedang menggunakan sistem, program apa yang sedang dijalankan, dan melacak segala bentuk akses ke sistem yang tidak dikenal. Kemampuan sistem operasi seperti menjalankan beberapa program secara bersamaan, penyimpanan virtual, berbagi-waktu, dan melakukan beberapa pemrosesan secara bersamaan, memungkinkan komputer untuk menangani banyak pengguna dan tugas yang berbeda secara bersamaan. Beberapa sistem operasi yang ada diantaranya adalah Windows XP, Windows 98/ME, Windows 2000, Windows.NET server, Windows CE, UNIX, LINUX, Mac OS, OS/2, DOS.

Kecenderungan umum dalam perangkat lunak dewasa ini dalah kemudahan penggunaan dan bahasa-bahasa pemrograman tingkat tinggi. Keduanya meningkatkan produktivitas programer profesional dan memungkinkan pengguna akhir untuk bekerja secara langsung dengan sistem infoemasi. Terdapat banyak bahasa pemrograman dan peranti perangkat lunak yang bisa digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi. Untuk aplikasi bisnis, bahasa pemrograman yang penting adalah COBOL, C, C++, dan Visual Basic.

Local Area Network (LAN) merupakan jaringan lokal yang menghubungkan sumber-sumber lokal. Sebagian besar LAN menghubungkan perangkat-perangkat yang berlokasi di radius 2.000 kaki, dan sebagian besar perangkat itu adalah PC. LAN membutuhkan saluran komunikasi sendiri dan sering dikendalikan dan dioperasikan oleh kelompok pengguna akhir atau departemen dalam sebuah perusahaan. Dalam LAN, server bertindak sebagai pustakawan yang menyimpan program dan data untuk pada pengguna jaringan. Server menentukan siapa yangakan mendapatkan akses dan sekuensinya.

Kemampuan LAN juga ditetapkan oleh sistem operasi jaringan (NOS). Sistem operasi jaringan bisa dipasang pada tiap komputer dalam jaringan, atau dipasang hanya pada satu komputer server untuk semua aplikasi pada jaringan. Sistem operasi ini mengarahkan dan mengelola komunikasi pada jaringan dan mengkoordinasi sumber-sumber jaringan. Novel NetWare, Microsoft Windows.NET Server. Keuntungan jaringan LAN adalah :

• Pertukaran file dapat dilakukan dengan mudah (File Sharing).
• Pemakaian printer dapat dilakukan oleh semua client (Printer Sharing).
• File-file data dapat disimpan pada server, sehingga data dapat diakses dari semua client menurut otorisasi sekuritas dari semua karyawan, yang dapat dibuat berdasarkan struktur organisasi perusahaan sehingga keamanan data terjamin.
• File data yang keluar/masuk dari/ke server dapat di kontrol.
• Proses backup data menjadi lebih mudah dan cepat.
• Resiko kehilangan data oleh virus komputer menjadi sangat kecil sekali.
• Komunikasi antar karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail & chat.
• Bila salah satu client/server terhubung dengan modem, maka semua atau sebagian komputer pada jaringan LAN dapat mengakses ke jaringan Internet atau mengirimkan fax melalui 1 modem.

1. Hubungan Sistem Informasi dengan Bisnis

Sebagian besar sistem informasi membantu orang (manajer) untuk mengambil keputusan. Sebagian sistem informasi merepresentasikan aplikasi-aplikasi kecerdasan bisnis yang berfokus pada pengumpulan, penyimpanan, analisis, dan penyediaan akses kepada data dari beragam sumber untuk membantu para pengguna mengambil keputusan secara lebih baik. Dengan menggunakan data perusahaan yang lebih akurat yang disediakan oleh sistem enterprise dan infrastruktur teknologi informasi baru, sistem ini bisa mendukung butiran-butiran keputusan secara lebih baik untuk menuntun perusahaan, mengkoordinasi aktivitas kerja perusahaan, dan merespons secara cepat perubahan pasar dan pelanggan.

1. PENERAPAN SISTEM INFORMASI

1. INFRASTRUKTUR SISTEM INFORMASI

Kepuasan pelanggan merupakan sesuatu hal yang harus dicapai oleh Kospin Jasa dalam pelayanannya. Marupakan sebuah keharusan yang tidak dapat ditawar lagi. Untuk mendukung tercapainya hal di atas, maka diperlukan sebuah proses pelayanan yang cepat dan mudah. Sebuah sistem informasi yang memadai sangat dibutuhkan.

Dalam pelayanannya, secara keseluruhan Kospin Jasa telah menggunakan sistem komputerisasi secara keseluruhan. Diperlukan sistem informasi yang terintegrasi, mulai dari pelayanan pelanggan (customer service), teller, tagihan luar kota, administrasi rekening, transfer uang, pinjaman, pembukuan.

1. Komputer Klien

Setiap karyawan diberikan fasilitas satu buah komputer klien untuk melakukan transaksi atau pelayanan. Setiap komputer klien menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP.

1. Komputer Server

Komputer server digunakan untuk untuk menyimpan dan mengolah data serta fungsi back-end yang tidak bisa dilihat oleh pengguna seperti mengelola aktifitas jaringan. Komputer server hanya digunakan oleh bagian IT. Komputer server dilengkapi dengan sistem operasi Microsoft Windows.

1. Jaringan LAN

Jaringan LAN yang dibangun ditujukan untuk membawa informasi dari klien ke server atau sebaliknya secara cepat dan tepat, tanpa adanya kesalahan melalui media komunikasi tertentu. Jaringan LAN dilengkapi dengan Hub atau switch.

1. SISTEM ENTRY DATA (INPUT)

Dengan menggunakan sistem operasional yang dimiliki Kospin Jasa, maka proses entry (pemasukan) data menjadi lebih mudah. Setiap bagian dengan masing-masing komputer klien dapat dengan mudah melakukan transaksi atau entry data sesuai dengan bagiannya masing-masing. Setiap transaksi yang telah dijurnal, secara otomatis disimpan dan diproses oleh komputer server sehingga bagian lain yang membutuhkan data dapat mengaksesnya dengan mudah dan cepat.

1. OUTPUT YANG DIHASILKAN

Hasil yang diperoleh dari proses pemasukan data yang dilakukan oleh masing-masing bagian, dapat langsung diakses oleh bagian yang lain. Output yang dihasilkan berupa daftar saldo termasuk mutasi tiap nasabah, laporan tagihan luar kota, laporan administrasi rekening, laporan transfer uang, laporan keuangan dan laporan pinjaman. Semua output yang diperoleh tersebut dicetak dan disimpan dalam CD, kemudian dilaporkan ke kantor pusat baik laporan harian maupun bulanan.

1. Daftar Saldo Deposito

Meliputi daftar saldo deposito HarKop, berjangka, Simpanan Safari, Simpanan Pundi Arta Jasa, Simpanan Haji berikut jatuh tempo masing-masing.

1. Buku Tabungan Koperasi (Takop)

Setiap nasabah yang memiliki rekening Tabungan Koperasi mendapat laporan mutasi rekening tabungan yang dapat dicetak sewaktu-waktu. Setiap transaksi bagian lain yang melibatkan transaksi tabungan, secara otomatis tercatat dalam laporan.

1. Mutasi Rekening Harian/Giro

Laporan rekening harian/giro seperti halnya tabungan koperasi.

1. Jurnal Listing ID

Setiap bagian/personel yang melakukan transaksi, tercatat dalam jurnal listing masing-masing ID. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan saat melakukan pengecekan atau kontrol pada setiap transaksi yang dibuku.

1. Laporan Tagihan Luar Kota

Meliputi rincian transaksi taguhan, daftar tagihan masuk, daftar tagihan keluar, outstanding tagihan masuk, outstanding tagihan keluar.

1. Laporan Transfer/Kiriman Uang

Meliputi rincian kiriman uang.

1. Laporan Administrasi Rekening

Meliputi rincian transaksi administrasi rekening, outstanding, titipan disposisi.

1. Laporan Pembukuan

Laporan pembukuan meliputi neraca, aktiva, pasiva, pendapatan SHU), biaya.

1. Laporan Pinjaman

Di dalam laporan pinjaman meliputi laporan realisasi pinjaman, outstanding pinjaman, laporan tunggakan pinjaman.

1. KUALITAS INFORMASI

Dengan sistem informasi yang diterapkan di Kospin Jasa, mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada nasabah/konsumen serta mampu bersaing dengan lembaga keuangan lainnya. Sistem informasi yang diterapkan dengan menggunakan jaringan LAN dengan komputer server dan klien yang ada, proses operasional menjadi lebih cepat dan mudah. Komputer server mampu menyimpan data dengan baik dan kapasitas yang besar dan mengolahnya sehingga mampu diakses dan digunakan oleh komputer klien dengan sistem jaringan LAN tersebut. Selama 34 tahun keeksistensian Kospin Jasa di Indonesia, jumlah nasabah terus mengalami peningkatan dan perkembangan usaha yang semakin maju.

1. HAMBATAN DAN SOLUSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Hambatan yang dihadapi oleh Kospin Jasa dalam penerapan sistem informasi adalah :

1. Sistem operasional yang diterapkan oleh Kospin Jasa masih offline, sehingga beberapa transaksi yang melibatkan kantor lain membutuhkan waktu yang lebih banyak.
2. Proses pengiriman data ke kantor pusat membutuhkan waktu yang lebih lama.
3. Belum menggunakan fasilitas internet.
4. Kesiapan sumberdaya manusia untuk menggunakan sistem yang lebih baik.

Salah satu upaya yang sekarang sedang dirintis dan dalam waktu yang tidak lama lagi, Kospin Jasa akan menerapkan sistem Online sehingga proses transaksi akan menjadi lebih cepat, mudah, berbiaya rendah.

1. PENUTUP

Sistem informasi memegang peranan penting dalam segala aspek kehidupan, termasuk dalam bidang bisnis. Kospin Jasa sebagai koperasi terbaik se-Indonesia telah menerapkan sistem informasi dalam usaha bisnisnya. Dengan infrastruktur yang dimiliki, setiap transaksi yang dilakukan menjadi lebih cepat dan mudah. Hal ini didukung dengan adanya sistem operasi yang dimiliki Kospin Jasa, yaitu sistem transaksi Kospin Jasa.

Dengan menggunakan komputer server, komputer klien, jaringan LAN, data atau informasi yang diinput mangsung terproses dan langsung dapat diakses oleh komputer klien. Laporan yang dihasilkan dari setiap transaksi dan bagian telah memenuhi standar yang ditetapkan dan memenuhi kepuasan pelanggan/nasabah. Untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih optimal, telah dirintis dan segera diterapkan sistem Online agar proses transaksi menjadi lebih cepat dan mudah baik intern kantor cabang maupun dengan kantor cabang lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Laudon, C. K, Laudon, P. J. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi.