Aplikasi Sistem Informasi yang Diterapkan Pada Organisasi Koperasi Simpan Pinjam "JASA"

1. LATAR BELAKANG

Dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan semakin kuatnya ekonomi global yang dimulai dengan munculnya internet, memberikan perubahan yang sangat besar dalam kehidupan sehari-hari. Dunia bisnis pun mengalami banyak perubahan. Beberapa perubahan yang terjadi adalah transformasi masyarakat ekonomi dan industri kedalam layanan ekonomi berbasis pengetahuan dan informasi, transformasi perusahaan bisnis, dan kemunculan perusahaan digital. Semua jenis bisnis, baik yang kecil maupun besar, menggunakan sistem informasi, jaringan, dan teknologi internet untuk melakukan sebagian besar bisnis secara elektronik, menuju tingkat keberhasilan efisiensi, daya saing, dan profitabilitas. Perubahan ke arah kemajuan ini membuat segalanya menjadi lebih mudah dan cepat. Tiada batas ruang dan waktu yang menghambat segala aktivitas.

Persaingan dunia bisnis yang semakin ketat mengharuskan perusahaan menjadi lebih memahami pengetahuan sistem informasi sebagai hal yang penting demi mempertahankan kalangsungan perusahaan, memenangkan persaingan, dan berhasil dengan baik. Sistem informasi dapat membantu perusahaan memperluas jangkauan sampai lokasi-lokasi yang jauh, memperoleh bentuk dan aliran kerja baru, dan kemungkinan juga bisa mengubah cara berbisnis.

Koperasi Simpan Pinjam “Jasa” yang telah berdiri sejak 13 Desember 1973 dan berpusat di Pekalongan, dan telah mempunyai kantor di seluruh wilayah Indonesia dengan jumlah sebanyak 64 kantor, perlu mengikuti perkembangan dunia. Dengan memperhatikan animo masyarakat yang tinggi terhadap Kospin Jasa dan jumlah nasabah yang semakin banyak, yang secara otomatis menjadikan transaksi menjadi lebih padat, membuat manajemen berpikir untuk mencari solusi yang tepat untuk dapat melayani masyarakat dengan optimum. Sejak tahun 2004, Kospin Jasa mulai melakukan perubahan dalam bidang sistem informasi guna mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan dan meraih peluang pasar. Proses transaksi manual telah ditinggalkan dan menggantinya dengan sistem yang sudah menggunakan komputer secara utuh. Komputer tidak hanya sekedar untuk membuat laporan, namun sudah membantu proses transaksi sampai dengan laporan. Sehingga segala sesuatunya menjadi lebih mudah dan cepat.

1. TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan dengan mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sebagai tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan produk-produk baru.

Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, penelitian masalah, dan menciptakan produk baru atau jasa. Aktivitas tersebut adalah input, pengolahan, dan output. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. Pemrosesan mentransfer baris-baris masukan ke dalam suatu format yang lebih mengandung arti. Output mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem informasi membutuhkan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-anggta organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.

1. Perangkat Keras dan Infrastuktur Teknologi Informasi

Komputer adalah perangkat fisik yang mengambil data sebagai input, mentransformasi data tersebut sesuai dengan instruksi yang diberikan, dan menghasilkan output informasi yang sudah diproses. Sistem komputer terdiri dari unit pemrosesan utama (Central Processing Unit atau CPU), wadah penyimpan primer, wadah penyimpan sekunder, perangkat input, perangkat output, dan perangkat komunikasi.

Tempat penyimpanan primer menyimpan data dan instruksi program secara sementara selama pemrosesan, sementara perangkat penyimpanan sekunder (cakram magnetik dan optik, pita magnetik) menyimpan data dan instruksi program jika tidak digunakan selama pemrosesan. Perangkat input, mengkonversi data dan instruksi kedalam bentuk elektronik sebagai input bagi komputer. Perangkat output, mengkonversi data elektronik yang dihasilkan oleh sistem komputer dan menampilkannya dalam bentuk yang bisa dimengerti orang. Perangkat komunikasi bertindak sebagai koneksi antara komputer dan jaringan komputer. Bus adalah jalur-jalur rangkaian eektronik untuk menghantarkan data dan sinyal antar beragam bagian pada sistem komputer.

Untuk mempercepat pemrosesan, dapat menghubungkan beberapa prosessor agar bekerja secara simultan untuk satu tugas. Dalam pemrosesan paralel, beberapa CPU memecah tugas menjadi beberapa bagian kecil dan mengerjakannya secara simultan/bersamaan.

Sebagian besar informasi yang digunakan oleh aplikasi komputer disimpan dalam perangkat penyimpanan sekunder yang letaknya diluar area penyimpanan primer. Penyimpanan sekunder digunakan untuk penyimpanan data relatif dalam jangka waktu lama di luar CPU. Tidak seperti pada penyimpanan primer, pada penyimpanan sekunder tidak mudah hilang. Teknologi penyimpanan sekunder yang penting adalah cakram magnetik, cakram optik, dan pita magnetik.

Dewasa ini, komputer tunggal telah digantikan dengan komputer jaringan agar bisa menjalankan banyak tugas. Penggunaan beberapa komputer yang dihubungkan oleh jaringan komunikasi untuk perosesan disebut pemrosesan terdistribusi. Kebalikannya, pemrosesan terpusat, adalah pemrosesan yang dijalankan oleh satu komputer besar. Satu bentuk pemrosesan terdistribusi yang banyak digunakan adalah komputasi klen/server. Komputasi klien/server membagi proses antara “klien” dan “server”. Kedua-duanya ada pada jaringan, namun masing-masing mesin diarahkan untuk menjalankan fungsi yang paling sesuai untuknya. Klien menjalankan fungsi poin-pemasukandari pengguna, dan biasanya merupakan kompuer kecil, workstation, atau laptop. Server menyediakan jasa bagi klien. Server biasanya berfungsi khusus untuk menyimpan dan mengolah data serta fungsi back-end yang tidak bisa dilihat oleh pengguna seperti mengelola aktifitas jaringan.

Sistem operasi merupakan manajer kepala dari sistem komputer. Sistem operasi mengalokasikan dan menugaskan beragam sumber sistem, menjadwalkan penggunaansumber-sumber komputer dan tugas-tugas komputer, memonitor aktivitas sistem komputer. Sistem operasi menyediakan lokasi dalam memori utama untuk menyimpan data dan program, dan mengendalikan perangkat input dan output, dan hubungan-hubungan telekomunikasi. Sistem operasi juga mengkoordinasi penjadwalan kerja dalam beragam wilayah komputer sehingga bagian-bagiannya bisa bekerja dalam waktu bersamaan. Akhirnya, sistem operasi bertugas melacak tiap tugas yang dikerjakan komputer dan siapa yang sedang menggunakan sistem, program apa yang sedang dijalankan, dan melacak segala bentuk akses ke sistem yang tidak dikenal. Kemampuan sistem operasi seperti menjalankan beberapa program secara bersamaan, penyimpanan virtual, berbagi-waktu, dan melakukan beberapa pemrosesan secara bersamaan, memungkinkan komputer untuk menangani banyak pengguna dan tugas yang berbeda secara bersamaan. Beberapa sistem operasi yang ada diantaranya adalah Windows XP, Windows 98/ME, Windows 2000, Windows.NET server, Windows CE, UNIX, LINUX, Mac OS, OS/2, DOS.

Kecenderungan umum dalam perangkat lunak dewasa ini dalah kemudahan penggunaan dan bahasa-bahasa pemrograman tingkat tinggi. Keduanya meningkatkan produktivitas programer profesional dan memungkinkan pengguna akhir untuk bekerja secara langsung dengan sistem infoemasi. Terdapat banyak bahasa pemrograman dan peranti perangkat lunak yang bisa digunakan untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi. Untuk aplikasi bisnis, bahasa pemrograman yang penting adalah COBOL, C, C++, dan Visual Basic.

Local Area Network (LAN) merupakan jaringan lokal yang menghubungkan sumber-sumber lokal. Sebagian besar LAN menghubungkan perangkat-perangkat yang berlokasi di radius 2.000 kaki, dan sebagian besar perangkat itu adalah PC. LAN membutuhkan saluran komunikasi sendiri dan sering dikendalikan dan dioperasikan oleh kelompok pengguna akhir atau departemen dalam sebuah perusahaan. Dalam LAN, server bertindak sebagai pustakawan yang menyimpan program dan data untuk pada pengguna jaringan. Server menentukan siapa yangakan mendapatkan akses dan sekuensinya.

Kemampuan LAN juga ditetapkan oleh sistem operasi jaringan (NOS). Sistem operasi jaringan bisa dipasang pada tiap komputer dalam jaringan, atau dipasang hanya pada satu komputer server untuk semua aplikasi pada jaringan. Sistem operasi ini mengarahkan dan mengelola komunikasi pada jaringan dan mengkoordinasi sumber-sumber jaringan. Novel NetWare, Microsoft Windows.NET Server. Keuntungan jaringan LAN adalah :

• Pertukaran file dapat dilakukan dengan mudah (File Sharing).
• Pemakaian printer dapat dilakukan oleh semua client (Printer Sharing).
• File-file data dapat disimpan pada server, sehingga data dapat diakses dari semua client menurut otorisasi sekuritas dari semua karyawan, yang dapat dibuat berdasarkan struktur organisasi perusahaan sehingga keamanan data terjamin.
• File data yang keluar/masuk dari/ke server dapat di kontrol.
• Proses backup data menjadi lebih mudah dan cepat.
• Resiko kehilangan data oleh virus komputer menjadi sangat kecil sekali.
• Komunikasi antar karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan e-mail & chat.
• Bila salah satu client/server terhubung dengan modem, maka semua atau sebagian komputer pada jaringan LAN dapat mengakses ke jaringan Internet atau mengirimkan fax melalui 1 modem.

1. Hubungan Sistem Informasi dengan Bisnis

Sebagian besar sistem informasi membantu orang (manajer) untuk mengambil keputusan. Sebagian sistem informasi merepresentasikan aplikasi-aplikasi kecerdasan bisnis yang berfokus pada pengumpulan, penyimpanan, analisis, dan penyediaan akses kepada data dari beragam sumber untuk membantu para pengguna mengambil keputusan secara lebih baik. Dengan menggunakan data perusahaan yang lebih akurat yang disediakan oleh sistem enterprise dan infrastruktur teknologi informasi baru, sistem ini bisa mendukung butiran-butiran keputusan secara lebih baik untuk menuntun perusahaan, mengkoordinasi aktivitas kerja perusahaan, dan merespons secara cepat perubahan pasar dan pelanggan.

1. PENERAPAN SISTEM INFORMASI

1. INFRASTRUKTUR SISTEM INFORMASI

Kepuasan pelanggan merupakan sesuatu hal yang harus dicapai oleh Kospin Jasa dalam pelayanannya. Marupakan sebuah keharusan yang tidak dapat ditawar lagi. Untuk mendukung tercapainya hal di atas, maka diperlukan sebuah proses pelayanan yang cepat dan mudah. Sebuah sistem informasi yang memadai sangat dibutuhkan.

Dalam pelayanannya, secara keseluruhan Kospin Jasa telah menggunakan sistem komputerisasi secara keseluruhan. Diperlukan sistem informasi yang terintegrasi, mulai dari pelayanan pelanggan (customer service), teller, tagihan luar kota, administrasi rekening, transfer uang, pinjaman, pembukuan.

1. Komputer Klien

Setiap karyawan diberikan fasilitas satu buah komputer klien untuk melakukan transaksi atau pelayanan. Setiap komputer klien menggunakan sistem operasi Microsoft Windows XP.

1. Komputer Server

Komputer server digunakan untuk untuk menyimpan dan mengolah data serta fungsi back-end yang tidak bisa dilihat oleh pengguna seperti mengelola aktifitas jaringan. Komputer server hanya digunakan oleh bagian IT. Komputer server dilengkapi dengan sistem operasi Microsoft Windows.

1. Jaringan LAN

Jaringan LAN yang dibangun ditujukan untuk membawa informasi dari klien ke server atau sebaliknya secara cepat dan tepat, tanpa adanya kesalahan melalui media komunikasi tertentu. Jaringan LAN dilengkapi dengan Hub atau switch.

1. SISTEM ENTRY DATA (INPUT)

Dengan menggunakan sistem operasional yang dimiliki Kospin Jasa, maka proses entry (pemasukan) data menjadi lebih mudah. Setiap bagian dengan masing-masing komputer klien dapat dengan mudah melakukan transaksi atau entry data sesuai dengan bagiannya masing-masing. Setiap transaksi yang telah dijurnal, secara otomatis disimpan dan diproses oleh komputer server sehingga bagian lain yang membutuhkan data dapat mengaksesnya dengan mudah dan cepat.

1. OUTPUT YANG DIHASILKAN

Hasil yang diperoleh dari proses pemasukan data yang dilakukan oleh masing-masing bagian, dapat langsung diakses oleh bagian yang lain. Output yang dihasilkan berupa daftar saldo termasuk mutasi tiap nasabah, laporan tagihan luar kota, laporan administrasi rekening, laporan transfer uang, laporan keuangan dan laporan pinjaman. Semua output yang diperoleh tersebut dicetak dan disimpan dalam CD, kemudian dilaporkan ke kantor pusat baik laporan harian maupun bulanan.

1. Daftar Saldo Deposito

Meliputi daftar saldo deposito HarKop, berjangka, Simpanan Safari, Simpanan Pundi Arta Jasa, Simpanan Haji berikut jatuh tempo masing-masing.

1. Buku Tabungan Koperasi (Takop)

Setiap nasabah yang memiliki rekening Tabungan Koperasi mendapat laporan mutasi rekening tabungan yang dapat dicetak sewaktu-waktu. Setiap transaksi bagian lain yang melibatkan transaksi tabungan, secara otomatis tercatat dalam laporan.

1. Mutasi Rekening Harian/Giro

Laporan rekening harian/giro seperti halnya tabungan koperasi.

1. Jurnal Listing ID

Setiap bagian/personel yang melakukan transaksi, tercatat dalam jurnal listing masing-masing ID. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan saat melakukan pengecekan atau kontrol pada setiap transaksi yang dibuku.

1. Laporan Tagihan Luar Kota

Meliputi rincian transaksi taguhan, daftar tagihan masuk, daftar tagihan keluar, outstanding tagihan masuk, outstanding tagihan keluar.

1. Laporan Transfer/Kiriman Uang

Meliputi rincian kiriman uang.

1. Laporan Administrasi Rekening

Meliputi rincian transaksi administrasi rekening, outstanding, titipan disposisi.

1. Laporan Pembukuan

Laporan pembukuan meliputi neraca, aktiva, pasiva, pendapatan SHU), biaya.

1. Laporan Pinjaman

Di dalam laporan pinjaman meliputi laporan realisasi pinjaman, outstanding pinjaman, laporan tunggakan pinjaman.

1. KUALITAS INFORMASI

Dengan sistem informasi yang diterapkan di Kospin Jasa, mampu memberikan pelayanan yang optimal kepada nasabah/konsumen serta mampu bersaing dengan lembaga keuangan lainnya. Sistem informasi yang diterapkan dengan menggunakan jaringan LAN dengan komputer server dan klien yang ada, proses operasional menjadi lebih cepat dan mudah. Komputer server mampu menyimpan data dengan baik dan kapasitas yang besar dan mengolahnya sehingga mampu diakses dan digunakan oleh komputer klien dengan sistem jaringan LAN tersebut. Selama 34 tahun keeksistensian Kospin Jasa di Indonesia, jumlah nasabah terus mengalami peningkatan dan perkembangan usaha yang semakin maju.

1. HAMBATAN DAN SOLUSI PENERAPAN SISTEM INFORMASI

Hambatan yang dihadapi oleh Kospin Jasa dalam penerapan sistem informasi adalah :

1. Sistem operasional yang diterapkan oleh Kospin Jasa masih offline, sehingga beberapa transaksi yang melibatkan kantor lain membutuhkan waktu yang lebih banyak.
2. Proses pengiriman data ke kantor pusat membutuhkan waktu yang lebih lama.
3. Belum menggunakan fasilitas internet.
4. Kesiapan sumberdaya manusia untuk menggunakan sistem yang lebih baik.

Salah satu upaya yang sekarang sedang dirintis dan dalam waktu yang tidak lama lagi, Kospin Jasa akan menerapkan sistem Online sehingga proses transaksi akan menjadi lebih cepat, mudah, berbiaya rendah.

1. PENUTUP

Sistem informasi memegang peranan penting dalam segala aspek kehidupan, termasuk dalam bidang bisnis. Kospin Jasa sebagai koperasi terbaik se-Indonesia telah menerapkan sistem informasi dalam usaha bisnisnya. Dengan infrastruktur yang dimiliki, setiap transaksi yang dilakukan menjadi lebih cepat dan mudah. Hal ini didukung dengan adanya sistem operasi yang dimiliki Kospin Jasa, yaitu sistem transaksi Kospin Jasa.

Dengan menggunakan komputer server, komputer klien, jaringan LAN, data atau informasi yang diinput mangsung terproses dan langsung dapat diakses oleh komputer klien. Laporan yang dihasilkan dari setiap transaksi dan bagian telah memenuhi standar yang ditetapkan dan memenuhi kepuasan pelanggan/nasabah. Untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih optimal, telah dirintis dan segera diterapkan sistem Online agar proses transaksi menjadi lebih cepat dan mudah baik intern kantor cabang maupun dengan kantor cabang lainnya.

DAFTAR PUSTAKA

Laudon, C. K, Laudon, P. J. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi.

2.2. Jelaskan Pengertian Data Flow Chart Dan Contoh DFD

Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut.

Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.
Empat simbol yang digunakan :

Ada 3 (tiga) jenis DFD, yaitu ;

§  Context Diagram (CD)

§  DFD Fisik

§  DFD Logis

DFD Level

            DFD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan Level n. Huruf n dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran.

§  Diagram Context

§  Diagram Level n

Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD;

§  Terminologi sistem :

-        Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”.

-        Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau mempengaruhi sistem tersebut.

-        Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.

Sebagai contoh, dalam gambar 1.

§  Menggunakan satu simbol proses,

Catatan:

Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi, mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi).

§  Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem tersebut,

§  Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung

§  Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ).

§  Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.

§  Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled

            Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang. Sebagai contoh, gambar 1.1, gambar 1.2, gambar 1.3, gambar 1.4 dan gambar 1.5.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:

-        Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:

·         Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga  seandainya belum cukup jelas  maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.

·         Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.

·         Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level  yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.

·         Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down.

·         Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut.

·         Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.

·         Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.

-        Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan penyimpanan lainnya (harus melalui proses).

-        Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.

-        Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.

-        Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak pernah digunakan untuk proses.

-        Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.

-        Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran, diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( #  ), begitu dengan bentuk penyimpanan.

-        Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data berbeda.

DFD Fisik

            Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).

Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data) dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.

Misal :

Aliran Data     : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran

Proses              : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

DFD Logis

            Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

            Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.

Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;

·         Lingkaran-lingkaran (simbol proses) menjelaskan apa yang dilakukan sistem

Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.

·         Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data.

Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”

                  Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll

           

Cntoh Sederhana DFD



 
DFD 1

DFD 2

 

2.1. Gambarkan Simbol-simbol Diagram Alur & Keterangannya

Berikut ini merupakan simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan diagram alir (flowchart):

Materi 2 : TEKNIK DOKUMENTASI SISTEM

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem
» Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam
menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem
dan sub-sub sistem yang berkaitan.
» Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan
juga para personel sistem dalam pengembangan sistem
informasi.
» Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang
melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi
perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang
konsultan
Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem
1. Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian
pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah
analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi faktafakta.
Teknik sistem yang digunakan :
» Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi
» Diagram arus data logis dan bagan arus analitis
2. Perancangan Sistem, merupakan proses untuk
menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses
analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas
dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam
kerangka seluruh persyaratan sistem.
Teknik sistem yang digunakan:
» Bagan arus sistem
» Diagram aliran data
» Bagan IPO, HIPO, bagan arus program
» Pencabangan dan tabel keputusan
3. Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan.
Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel,
pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem
secara rinci, penulisan dan pengujian program-program
komputer, pengujian sistem, pengembangan standarstandar,
dokumentasi, dan pengubahan berkas.
Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap
implementasi seringkali mencakup pemrograman
komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling
penting dalam implementasi sistem.

1.4. Pengertian sistem informasi akuntansi

Definisi Sistem Informasi Akuntansi

Berikut pengertian-pengertian mengenai sistem informasi akuntansi (SIA) :1. Wilkinson (1991)
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
2. Gelinas, Orams, dan Wiggins (1997)
Mendefinisikan sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai subsistem khusus dari sistem informasi manajemen yang tujuannya adalah menghimpun, memproses dan melaporkan informsi yang berkaitan dengan transaksi keuangan.

(di ambil dari http://blog.re.or.id/definisi-sistem-informasi-akuntansi.htm)


Alasan Mempelajari SIA:

1.
Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
2.
SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap Aset yang dimiliki organisasi tersebut.
3.
Menyiapkan data data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA :

1.
Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.
2.
Bagaiomana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan
3.
Bagaiaman caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan ketcepatan data dan informasi yang disajikan.

1.3. Pengertian Akuntansi

Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa (mengidentifikasikan, mengukur, mengkalsifikasikan dan mengikhtisarkan) kejadian atau transaksi ekonomi yang menghasilkan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan yang digunakan dalam pengambilan keputusan (Amin. W, 1997)

Pengertian Akuntansi menurut Abubakar. A & Wibowo (2004) adalah proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas/perusahaan.

Dari pengertian-pengertian akuntansi diatas, maka akuntansi terdiri dari tiga aktivitas atau kegiatan utama yaitu:

1. Aktivitas identifikasi yaitu mengidentifikasikan transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
2. Aktivitas pencatatan yaitu aktivitas yang dilakukan untuk mencatat transaksi-transaksi yang telah diidentifikasi secara kronologis dan sistematis.
3. Aktivitas komunikasi yaitu aktivitas untuk mengkomunikasikan informasi akuntansi dalam bentuk laporan keuangan kepada para pemakai laporan keuangan atau pihak yang berkepentingan baik internal perusahaan maupun pihak eksternal.

Fungsi dan Bidang-Bidang Akuntansi Pengertian akuntansi

Akuntansi seringkali dinyatakan sebagai bahasa perusahaan yang berguna untuk memberikan informasi yang berupa data-data keuangan perusahaan yang dapat digunakan guna pengambilan keputusan. Setiap perusahaan memerlukan dua macam informasi  tentang perusahaannya yaitu informasi mengenai nilai perusahaan dan informasi tentang laba/rugi usaha. Kedua informasi tersebut berguna untuk:

• Mengetahui besarnya modal yang dimiliki perusahaan
• Mengetahui perkembangan ayau maju mundurnya perusahan
• Sebagai dasar untuk perhitunngan pajak
• menjelaskan keadaan perusahaan sewaktu-waktu memrlukan kredit dari bank atau pihak lain
• Dasar untuk menentukan kebijakan yang akan ditempuh
• Menarik minat investor saham jika perusahaan berbentuk perseroan terbatas.

Untuk memperoleh informasi-informasi tersebut diatas, pengusaha hendaknya mengadakan catatan yang teratur mengenai transaksi-transaksi yang dilakukan perusahaan yang dinyatakan dalam satuan uang.

Didalam ilmu akuntansi telah berkembang bidang-bidang khusus dimana perkembangan tersebut disebabkan oleh meningkatnya jumlah dan ukuran perusahaan serta peraturan pemerintah. Adapun bidang-bidang akuntansi yang telah mengalami perkembangan antara lain sebagai berikut:

1. Akuntansi Keuangan (Financial atau General Accounting) menyangkut pencatatan transaksi-transaksi suatu perusahaan dan penyusunan laporan berkala dimana laporan tersebut dapat memberikan informasi yang berguna bagi manajemen, para pemilik dan kreditor.
2. Pemeriksaan Akuntansi (Auditing)  merupakan suatu bidang yang menyangkut pemeriksaan laporan-laporan keuangan melalui catatan akuntansi secara bebas yaitu laporan keuangan tersebut diperiksa mengenai kejujuran dan kebenarannya.
3. Akuntansi Manajemen (Management Accounting) merupakan bidang akuntansi yang menggunakan baik data historis maupun data data taksiran dalam membantu manajemen untuk merencanakan operasi-operasi dimasa yang akan datang.
4. Akuntansi Perpajakan (Tax Accounting) mencakup penyusunan laporan-laporan pajak dan pertimbangan tentang konsekuensi-konsekuensi dari transaksi-transaksi perusahaan yang akan terjadi.
5. Akuntansi Budgeter (Budgetary Accounting) merupakan bidang akuntansi yang merencanakan operasi-operasi keuangan (anggaran) untuk suatu periode dan memberikan perbandingan antara operasi-operasi yang sebenarnya dengan operasi yang direncanakan.
6. Akuntansi untuk Organisasi Nirlaba (Non profit Accounting) merupakan bidang yang mengkhususkan diri dalam pencatatan transaksi-transaksi perusahaan yang tidak mencari laba seperti organisasi keagamaan dan yayasan-yayasan sosial.
7. Akuntansi Biaya (Cost Accounting) merupakan bidanng yang menekankan penentuan dan pemakaian biaya serta pengendalian biaya tersebut yang pada umumnya terdapat dalam persahaan industri.
8. Sistem Akuntansi (Accounting System) meliputi semua tehnik, metode dan prosedur untuk mencatat dan mengolah data akuntansi dalam rangka memperoleh pengendalian intern yang baik, dimana pengendalian intern merupakan suatu sistem pengendalian yang diperoleh dengan adanya struktur organisasi yang memungkinkan adanya pembagian tugas dan sumber daya manusia yang cakap dan praktek-praktek yangn sehat.
9. Akuntansi Sosial (Social Accounting) merupakan bidang yang terbaru dalam akuntansi dan yang paling sulit untuk diterangkan   secara singkat, kerena menyangkut dana-dana kesejahteraan masyarakat.

Sebagai suatu sistem, didalam akuntansi terdapat beberapa asumsi atau konsep dasar. Asumsi dasar tersebut antara lain:

A.   Kesatuan Usaha (Business Entity)

Konsep ini menganggap bahwa aktiva suatu perusahaan terpisah dari aktiva pribadi orang yang menyediakan aktiva (modal) yang dipergunakan dalam perusahaan tersebut. Dalam akuntansi, pengertian konsep kesatuan usaha, utang dan biaya pribadi pemilik akan dikeluarkan dari pembukuan perusahaan walaupun aktiva, utang dan pendapatan perusahaan tersebut dimiliki olehnya sendiri atau dengan kata lain segala utang dan biaya pribadi harus diperhitungkan terpisah dari perusahaan.

B.   Perusahaan Berjalan (Going Concern)

Dalam konsep ini diasumsikan perusahaan didirikan untuk jangka waktu yang ditentukan misalnya di Indonesia untuk perusahaan yang berbentuk PT masa berdirinya adalah 75 tahun, yaitu adanya anggapan bahwa selama satu kesatuan usaha masih menguntungkan, maka dia dapat berjalan terus selama waktu yang tidak terbatas.

C.   Periode Akuntansi (Time Periods)

Mempertimbangkan akan banyaknya berbagai keputusan mengenai jalannya operasi perusahaan, maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan selama berlangsungnya operasi perusahaan maka jangka waktu pembuatan laporan yang umum adalah satu tahun.

D.   Satuan Uang (Money Measurement)

Semua transaksi perusahaan dicatat dalam satuan uang, yaitu sesuatu perubahan aktiva dapat diukur dengan stuan tertentu.

E.   Harta Perolehan (Costing of Assets)

Seluruh aktiva pada umumnya dibukukan sebesar harga perolehannya.

F.   Aspek Ganda (Dual Aspect)

Setiap pencatatan suatu kejadian atau transaksi akan berpengaruh pada sedikitnya dua akun perkiraan dalam pembukuan.

G.   Konsep Akrual (Accrual Concept)

Konsep ini berkaitan dengan perhitungan laba/rugi perusahaan yang menekankan suatu kejadian pada suatu periode tertentu baik merupakan biaya maupun hasil.

1.2 Apa yang di maksud dengan Informasi

Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal berdasarkan gelombang. Informasi adalah jenis acara yang mempengaruhi suatu negara dari sistem dinamis. Para konsep memiliki banyak arti lain dalam konteks yang berbeda.^[1] Informasi bisa di katakan sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi ^[2]. Namun demikian, istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, Persepsi, Stimulus, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.
Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi. Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik. Dalam bidang ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi dan alirannya.
Informasi adalah data yang telah diberi makna melalui konteks. Sebagai contoh, dokumen berbentuk spreadsheet (semisal dari Microsoft Excel) seringkali digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada di dalamnya. Laporan laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka-angka di dalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi punya makna dan manfaat.
 Dan adapun Secara

ETIMOLOGI

Kata informasi berasal dari kata Perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan” ^[3].
Informasi merupakan fungsi penting untuk membantu mengurangi rasa cemas seseorang. Menurut Notoatmodjo (2008) bahwa semakin banyak informasi dapat memengaruhi atau menambah pengetahuan seseorang dan dengan pengetahuan menimbulkan kesadaran yang akhirnya seseorang akan berperilaku sesuai dengan pengetahuan yang dimilikinya.
Para Yunani kunokata untuk formadalah μορφή (morphe; cf. morph) dan juga εἶδος (eidos) "ide, bentuk, set", kata yang terakhir ini biasa digunakan dalam pengertian teknis filosofis oleh Plato (dan kemudian Aristoteles) untuk menunjukkan identitas yang ideal atau esensi dari sesuatu (lihat Teori bentuk). "Eidos" juga dapat dikaitkan dengan pikiran, proposisi atau bahkan konsep.
 Serta Secara Kompleksitas

Sebagai representasi dan kompleksitas 

 

Ilmu Kognitif dan terapkan matematika Ronaldo Vigo berpendapat bahwa informasi adalah sebuah konsep relatif yang melibatkan setidaknya dua entitas yang terkait dalam rangka masuk akal. Ini adalah: setiap kategori didefinisikan dimensi-objek S, dan setiap tindakan R. R, pada dasarnya, adalah representasi dari S, atau, dengan kata lain, membawa atau menyampaikan representasional (dan karenanya, konseptual) informasi tentang S. Vigo kemudian mendefinisikan jumlah informasi yang disampaikan R tentang S sebagai tingkat perubahan dalam kompleksitas dari S setiap kali objek dalam R dihapus dari S. bawah "informasi Vigo", pola, invarian, kompleksitas, representasi, dan lima-informasi dasar ilmu universal yang bersatu di bawah kerangka matematis baru.^[4] dengan kata lain, kerangka kerja ini bertujuan untuk mengatasi keterbatasan informasi Shannon-Weaver ketika mencoba untuk mengkarakterisasi dan mengukur subjektif informasi.